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共享服务推进人力资源管理转型升级

2017-06-29     来源:中国石化新闻网
石化新闻

    员工有贴身管家 企业转战略研究

    6月1日,集团公司人力资源共享服务南京分中心员工张梅,很顺利地从员工自助电子考勤系统中提取出南京化学工业有限公司各二级单位考勤明细,很快就完成了一个500人的化工生产运行部考勤审核工作。在实施电子考勤前,收集纸质考勤表、完成审核、再录入考勤系统,是工资员们最头痛的事儿,需要近半个月时间。

    繁琐耗时的事务性工作变得简捷高效,是人力资源共享服务建设带来的变化之一。2015年4月17日,集团公司全面启动人力资源共享服务建设以来,这项工作以“服务员工,支撑发展”作为战略目标,构建了员工自助、业务共享两个服务平台,已经成功服务于系统内近11万名在岗位、不在岗和离退休员工,推进了人力资源管理转型升级。

    员工有了贴身管家

    工余时间,远赴300多公里外南通雅本公司工作的南化员工王涛,打开手机上的员工自助服务APP,足不出户即可进行个人信息查询、业务办理、人事政策咨询等,遇到问题也可以通过“我要提问”栏目提交,由共享中心专业人员解答。

    去年6月8日,集团公司员工自助系统首先在南化公司上线运行,系统分“我的信息”、“我的自助”、“我的团队”3个模块,全面提供信息查询、业务办理、政策咨询等自助服务,并为各级管理者提供团队成员信息、管理图表分析、工作计划及会议提醒等服务。同步开发的手机APP也实现了个人信息、薪酬信息、政策指南等功能,并与OA系统中公文审批和电子邮件等功能集成,大大提高了利用率。

    员工自助系统及时释疑解惑,很受欢迎。一位年轻大学生想了解提取公积金的程序,通过系统自助查询迅速将所需资料、办理地点和先后顺序了解得一清二楚;一位参加外出承揽业务的员工更换了手机号码,无法收到验证码、查询薪酬信息,根据系统提示登录电脑端修改联系方式,立即解决了问题……

    不久前,员工小成买房贷款需要开收入证明,经同事指点带上身份证来到共享中心一楼大厅,在一台自助终端服务机上顺利完成身份验证和打印。“1分钟搞定,太方便了。”小成感慨:不用询问谁办理、不用预约,大厅环境堪比银行,谁想得这么周到?第一台员工自助机自2016年9月落户南化至今已打印出1732份收入和身份证明。

    截至目前,员工自助系统登录人数8024人,功能访问统计点击率278940人次。

    企业减负卓有成效

    电子考勤,让二级单位工资员们深刻感受到速度与效率的巨变。

    “过去不仅收集倒班班组的纸质考勤、审核、录入费时费力,而且手工统计各个工资项也影响效率。”作为一名老工资员,张梅也曾对员工病假统计犯怵,需要通过对全年的病假天数统计来确定短期、中期还是长期病假。现在系统自动核算考勤结果,仅需点击鼠标在HR系统执行相应核算,即可完成过去近3天的工作量,省时省力、快捷准确。

    依托员工自助和SAP-HR系统建立的电子考勤系统投运,好处还远不止这些。减少了排班方式,由过去7种减少到3种;统一了各单位夜班费、加班工资、各种休假待遇支付办法和标准;避免了纸质考勤存在迟考、漏考、补考、涂改等现象,考勤及时、规范、可追溯;促进了人员临时变动信息维护到位;实现了各级管理人员在线实时查询员工当天出勤、缺勤等各种情况;随时可以查询员工历史考勤数据,促进了人力资源管理。

    共享服务中心将人力资源业务中日常的、事务性的、可标准化的活动分离出来,进行统一、快速的处理,减少了企业人力资源部门人员在HR系统操作的工作量。过去进行薪酬计发,企业需要进行11个步骤的操作,现在4步即可完成。HR系统主要供企业查询、审核数据,企业不需要在HR系统进行具体的操作,不需要投入精力对相关人员进行HR系统操作专业培训。

    扬子石化泰州石化人力资源部门相关负责人仲芹,对共享中心的印象非常深刻。一次,他们部门人员在维护员工岗位变动信息时,没有注意到员工的工作经历年限栏需要手工定界,这个小小的细节被共享南京分中心工作人员及时发现,按工作规范进行了细化和完善,使员工的个人信息更完整。共享中心的维护更加及时和专业,帮助企业提高了服务水平。

    高起点开拓创新

    “我们要先干起来,不干找不到问题、找不到共同点、找不到效益点、也找不到问题的症结,制度和顶层设计也没法开展。”时任人事部主任刘中云的讲话,折射出当时的重重困难。

    石化集团体量大、人员多、分布地域广、政策差异大,“全国粮票”和“地方粮票”并存、“奔驰车”和“拖拉机”同驶,内部人力资源管理水平参差不齐,难与国际水平比肩。人事部抽调精兵强将,精选国内外人力资源管理顶尖企业进行调研,在北京高起点策划,形成了整体方案。

    明确了以“服务员工,支撑发展”为战略目标,构建“员工自助、业务共享”两个服务平台,实现“客户化服务、信息化提升、战略支持”三大业务职能,完善“业务标准、运营管理、考核监督、技术支持”四套支撑体系。

    “三年间,我们克服了先天差异,克服了国内无成功经验可寻的困难,推进了标准化规范化流程处理业务。”南京分中心相关负责人介绍,共享建设按照“先内后外,先易后难,先试后推”原则,已经基本完成建设方案。

    试点前,各企业在考勤、排班、薪酬计发、个税扣缴、财务过账、信息维护等方面不同程度存在不规范、不统一、甚至有个别不合规的情况,共享服务中心遵循“先规范后上线”的工作思路,与企业一起,对存在的问题进行了规范化整改,优化了业务流程,规范了业务目录,针对人力资源行业的特殊性,对表单进行再设计,重点围绕考勤等一系列问题,提出优化建议。共同建设高水平共享已成为员工和企业的共识。

    截至5月末,江苏片区和山东片区已经完成10家企业上线。

    没有最好只有更好

    从建设初期进行132家直属企业人力资源工作者全面问卷调查、总体方案制定,到如今服务覆盖总部机关和集团各业务板块,共享团队坚持一切从用户需要出发,勇担责任,持续完善。

    为了提供一流服务,南京分中心扎实开展业务培训,以业务为单元,一对一、多对一、互相学、个个讲、天天练,一批新员工成为行家里手;培训与考试、编写手册相结合,分人事业务和薪酬计发两个业务单元,认真编写、持续完善涉及每家企业、每项业务、每个步骤的业务操作手册。

    每个月发薪日前三天是共享中心的加班日,组长丁卫伟说“我们加班是为了企业不加班,这是责任。”;为了找到适用的共享服务终端设备,组长傅明海冒着酷暑跑遍了周边各家银行,认真调研,向供应商提出准确供货要求……

    随着大量事务性工作转移到共享中心,企业人力资源管理人员表示:“我们有精力去研究人力资源发展战略和规划了。”

    “今年我们要实现17家企业上线,明年在境内企业推广,2019年实现全覆盖。”共享服务中心相关负责人表示,共享服务还将实现从线上做到线下,从国内向海外的发展,2020年实现集团公司人力资源事务性工作全面集中处理,建成高效增值的共享服务平台,充分发挥“参谋、服务、指导、监督”等作用,促进人力资源管理提质增效和转型发展。(记者 叶迎春 通讯员 夏娟)


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